Gestión de Compras, Inventario y Economato Hotelero con Astro HMS 18
Astro HMS 18 incorpora una solución integral de gestión de compras, almacenes, inventarios y aprovisionamiento basada en Odoo 18 Community, diseñada para optimizar el control de mercancías, materias primas, suministros y consumos en hoteles, resorts, restaurantes y cadenas hoteleras.
La integración de los módulos de Compras, Pesaje, Transferir, Fabricación e Inventario permite controlar el ciclo de aprovisionamiento: desde la solicitud de compra y recepción de mercancías hasta su almacenamiento, distribución entre departamentos, transformación y valoración económica.
Un sistema conectado con la contabilidad y las operaciones del establecimiento que ayuda a reducir costes, controlar las existencias y mejorar la rentabilidad.
Compras: gestión de proveedores y aprovisionamiento
El módulo de Compras permite organizar y controlar las adquisiciones de productos y servicios necesarios para el funcionamiento del establecimiento.
Entre sus principales prestaciones destacan:
Solicitudes de presupuesto y pedidos de compra.
Gestión de proveedores y condiciones comerciales.
Tarifas de compra y períodos de validez de precios.
Comparación de precios de adquisición.
Gestión de diferentes unidades de medida de compra y almacenamiento.
Recepción de mercancías vinculadas a pedidos.
Control de cantidades recibidas y pendientes.
Gestión de devoluciones a proveedores.
Facturación de compras y control de vencimientos.
Compras centralizadas para varios establecimientos.
La integración con Inventario y Facturación permite relacionar los pedidos con las entradas de mercancía y sus correspondientes documentos contables.
Pesaje: control de mercancías por peso
El módulo de Pesaje está orientado a la gestión de productos y mercancías cuya cantidad se determina mediante operaciones de pesaje.
Permite incorporar este tipo de operaciones a los procesos de control de mercancías y aprovisionamiento, facilitando la gestión de artículos comercializados o consumidos por unidades de peso.
Resulta especialmente interesante para economatos, cocinas y establecimientos que trabajan con productos frescos, carnes, pescados y otras materias primas de peso variable.
Transferir: solicitudes de existencias y distribución interna
El módulo Transferir de Astro HMS facilita la gestión del economato mediante solicitudes de existencias y movimientos de mercancías entre almacenes y departamentos.
Sus funcionalidades permiten:
Crear solicitudes de productos desde los departamentos.
Organizar el suministro interno de mercancías.
Registrar cantidades solicitadas y transferidas.
Gestionar movimientos entre ubicaciones.
Controlar las existencias disponibles.
Mantener la trazabilidad de las operaciones.
Relacionar el suministro interno con los procesos de gasto y aprovisionamiento.
Esta herramienta permite coordinar el economato central con cocinas, bares, restaurantes y otros departamentos, mejorando el control sobre la distribución y el consumo de mercancías.
Fabricación: elaboración, transformación y control de consumos
El módulo de Fabricación permite gestionar procesos en los que diferentes materias primas se utilizan para obtener productos elaborados.
En el entorno hotelero y de restauración, estas herramientas resultan especialmente útiles para la organización de elaboraciones de cocina y el control de los consumos.
Entre sus aplicaciones destacan:
Definición de productos elaborados y componentes.
Gestión de listas de materiales y recetas.
Órdenes de fabricación.
Registro de materias primas utilizadas.
Control de cantidades producidas.
Seguimiento de costes de elaboración.
Gestión de consumos asociados a los procesos productivos.
Astro HMS incorpora además el concepto de Orden de Buffet, que permite controlar los consumos reales de productos en cada servicio de comedor y compararlos con las previsiones de las ruedas de menú.
Esta funcionalidad contribuye a mejorar la planificación de producción, el control del stock y el análisis de los costes de restauración.
Inventario: control de existencias y almacenes
El módulo de Inventario permite gestionar las mercancías disponibles y registrar sus movimientos entre las diferentes ubicaciones del establecimiento.
Sus principales prestaciones incluyen:
Gestión de múltiples almacenes y ubicaciones.
Control de existencias por producto y localización.
Recepciones de mercancías.
Transferencias internas entre almacenes.
Registro histórico de movimientos.
Inventarios físicos y ajustes de existencias.
Gestión de lotes y números de serie cuando corresponda.
Métodos de valoración de inventario.
Control de diferencias y regularizaciones.
Informes de movimientos, consumos y existencias.
El sistema permite organizar almacenes centrales, economatos, cámaras, cocinas, bares y otras ubicaciones, manteniendo identificadas las mercancías disponibles en cada departamento.
Inventarios periódicos y valoración de existencias
Astro HMS dispone de herramientas para realizar inventarios físicos y comparar las cantidades registradas con las existencias reales.
El sistema permite crear inventarios por ubicaciones, validar recuentos y generar los movimientos de ajuste correspondientes.
También incorpora informes de valoración que permiten analizar las existencias y sus variaciones por productos, categorías y ubicaciones.
Los períodos de economato facilitan el seguimiento de los cierres de inventario y el análisis de los consumos entre períodos.
Estas herramientas permiten conocer mejor el valor de las mercancías almacenadas, identificar diferencias y mejorar el control de costes.
Control de costes por departamento y contabilidad analítica
Una de las ventajas de Astro HMS es la integración de los movimientos de mercancías con la información contable.
El sistema permite configurar cuentas de gasto asociadas a ubicaciones o departamentos, facilitando la imputación de consumos internos y salidas de almacén.
Esta funcionalidad permite analizar los costes de diferentes áreas del establecimiento, como cocina, restaurante, bar, mantenimiento y otros departamentos.
La conexión con la contabilidad de Odoo contribuye a mejorar la trazabilidad económica de las operaciones y facilita el análisis de los costes de explotación.
Compras centralizadas y gestión multiestablecimiento
Astro HMS permite organizar procesos de compra y aprovisionamiento para empresas con diferentes establecimientos.
Su funcionalidad de central de compras contempla operaciones en las que una empresa realiza la compra y otra recibe las mercancías, utilizando las correspondientes direcciones de entrega.
Esta capacidad facilita la organización del aprovisionamiento en cadenas hoteleras y grupos empresariales con diferentes centros de consumo.
Informes y análisis de aprovisionamiento
La información registrada en Compras, Inventario, Transferir y Fabricación permite analizar la actividad del economato y la evolución de las existencias.
Entre los principales indicadores se encuentran:
Compras por proveedor y producto.
Evolución de precios de adquisición.
Existencias por almacén y ubicación.
Movimientos de entrada, salida y transferencia.
Valoración económica del inventario.
Diferencias detectadas en los recuentos.
Consumos internos por departamento.
Costes de materias primas y productos elaborados.
La integración con las herramientas de informes de Astro HMS permite ampliar el análisis de los costes operativos y apoyar las decisiones de aprovisionamiento.
Un sistema integral para controlar las mercancías y los costes del hotel
Astro HMS 18 conecta las compras, los almacenes, el economato, la fabricación y la contabilidad en una única plataforma de gestión.
Desde la adquisición de una materia prima hasta su distribución y consumo, el sistema permite mantener la trazabilidad de las operaciones y disponer de información sobre cantidades, movimientos y costes.
Una solución especialmente adecuada para hoteles, cadenas hoteleras, restaurantes y resorts que necesitan gestionar múltiples almacenes, controlar el consumo de mercancías y optimizar sus procesos de aprovisionamiento.
Astro HMS 18 ayuda a reducir pérdidas, mejorar el control de existencias y aumentar la eficiencia y rentabilidad de la gestión hotelera.